PAINEL BEM-VINDO

As telas nas recepções dos prédios 1046 e 1063 da R. João Ramalho devem indicar as principais reuniões diárias com clientes dentro do Grupo TV1 – é função de cada gestor inserir os dados no sistema assim que agendar o espaço. Além de sermos simpáticos, dando boas-vindas aos visitantes, o objetivo é informar nossos colaboradores sobre quem está na casa e, assim, promover a integração interna.

 

Para cadastrar as reuniões: http://servico/Totem/swf/Totem.swf

  • No menu “Sistema”, selecione a opção “Reuniões”.
  • Preencha os campos Data, Hora, Minuto, Sala e Empresa.
  • Após salvar as informações acima, é necessário inserir os clientes: selecione a reunião em questão, preencha o campo “Participante” com os nomes dos visitantes e clique no botão “Inserir”. Eles aparecerão automaticamente em ordem alfabética no painel.
  • Para excluir uma reunião, é necessário remover antes os participantes e, somente após deletar esses visitantes, será possível apagar a reunião sem problemas ou erros.
  • As informações inseridas aparecem nos plasmas das recepções dos dois prédios (1046 e 1063), porém com layout um pouco diferente. Por isso, vale conferir se os nomes da empresa e dos participantes cadastrados couberam corretamente na tela:
    • – Prédio 1046: http://servico/totem/swf/salas_768x1024.swf
    – Prédio 1063: http://servico/totem/swf/salas.swf

     

    Agendamento de sala de reunião

    A reserva é feita diretamente por cada colaborador, e não pelas recepcionistas, secretárias ou assistentes comerciais. As salas funcionam como um recurso no Calendário do Outlook:

  • A sala não é reservada no campo Local, que aparece logo abaixo de Assunto.
  • Depois de selecionar data e horário para um novo compromisso no Calendário, clique no Assistente de Agendamento;
  • No canto inferior esquerdo, selecione Adicionar Salas;
  • Escolha o local que melhor se adequa às demandas de sua reunião, de acordo com recursos técnicos necessários, número de participantes, melhor prédio etc. A tela seguinte mostra uma planilha com a disponibilidade da sala (os horários ocupados aparecem em azul).
  • Dica: você pode fazer um teste e selecionar todas as salas que se adequam a sua necessidade para visualizar na planilha qual estará livre. Então, basta manter selecionada apenas a que vai usar, e retirar o sinal das demais salas. Pronto, o espaço já aparecerá na lista junto com os outros convidados;
  • Isso acontece porque a sala precisa responder se aceita o compromisso caso esteja realmente livre, como qualquer outro convidado. Se o encontro for cancelado ou alterado, atualize o quanto antes no Outlook para liberar a sala a quem precisar.
  • Se o espaço não constar como disponível no período selecionado, a solicitação de agendamento será recusada. Ou seja, a reserva não ficará registrada no calendário da sala e você recebe um e-mail com o nome do organizador da reunião conflitante;
  • A Sala TV1 RP tem estrutura para videoconferências.
  • Atenção: as salas Brasil (prédio 1046) e Gente Que Faz (prédio 1063) funcionam com esse mesmo sistema de agendamento, mas a confirmação da reserva ocorre apenas após autorização da Alessandra ou Lucymara (ramal 803), garantindo o uso preferencial para reuniões com clientes e visitantes.
  • A War Room pode ser usada por qualquer agência por períodos maiores em jobs que demandem equipe exclusivamente focada, mas apenas durante o período de desenvolvimento do projeto. Se ela não aparecer no sistema do Outlook é porque está reservada naquele momento.

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    Dicas